Comité de suivi de la thèse

Chaque doctorant est suivi par un comité individuel de suivi de doctorat. Le directeur de thèse est chargé de le réunir au moins 1 fois par an au plus tard en juin, le premier comité devant avoir lieu dans les 8 premiers mois de la thèse.
Le compte-rendu du comité de thèse est indispensable à la réinscription annuelle en doctorat (juillet à septembre) et par conséquent à la poursuite des contrats doctoraux.

Transmission des avis du comité à l’école doctorale
Le responsable du comité transmettra le compte-rendu au doctorant, au directeur de thèse, à la direction de l’école doctorale et à la personne en charge au secrétariat de l’ED des comités de suivi de thèse. Ce compte-rendu doit comporter plusieurs sections reflétant les divers objectifs du comité de thèse. Merci d’utiliser ce formulaire (disponible en word) et de l’envoyer rempli à ed560.stepup[at]u-paris.fr.

Objectifs du dispositif :

Ce dispositif renforce le suivi des doctorants de l’école doctorale. Il est obligatoire.

Le comité conclura son compte-rendu par une liste de conseils et de recommandations au doctorant, au directeur de thèse et à l’école doctorale. Il doit prévenir au plus tôt l’école doctorale des difficultés rencontrées.

Composition du comité :

Au moins deux enseignants-chercheurs ou chercheurs (dont un HDR au moins) ayant une expérience de l’encadrement de thèses. L’un d’entre eux au moins doit être extérieur au domaine de recherche de la thèse et si possible un membre extérieur à l’établissement où se déroule la thèse.

Organisation et calendrier :

Première année de thèse (max. 8 mois de thèse) Entre fin mars et mai.
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La discussion portera notamment sur la définition du sujet telle qu’elle est comprise par le doctorant, sur la compréhension et la maîtrise des méthodes (d’analyse ou numériques). Le comité rédigera un rapport et prendra soin de détailler les conseils qu’il souhaite donner au doctorant. Il discutera avec le doctorant des formations scientifiques ou généralistes qu’il pourrait/devrait suivre. Le comité décidera de la date de la prochaine réunion (septembre ou mars de l’année suivante) en fonction de l’état d’avancement constaté lors de la réunion.

Deuxième année de thèse (à environ 18 mois de thèse) avril-mai
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Présentation orale des travaux effectués et des résultats par le doctorant. Il est conseillé au doctorant de rédiger un rapport de synthèse de 3 pages présentant les avancées de la thèse et les difficultés rencontrées ainsi qu’un programme pour l’année de travail qui reste avant la rédaction. La discussion portera sur le degré d’avancement du travail, l’aptitude et la motivation de l’étudiant pour mener son travail à terme. Le comité n’hésitera pas à discuter avec attention des questions scientifiques mais aussi des présentations écrite et orale.

Troisième année de thèse Entre janvier et le 15 mai.
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Le doctorant propose un plan de son manuscrit de thèse. Le comité de thèse s’entretient avec l’étudiant et son directeur pour décider d’une date ferme de soutenance. Si la thèse ne peut pas être soutenue avant la fin novembre, un avis indicatif sur la réinscription en 4ème année de doctorat sera proposé à l’école doctorale.

Quatrième année de thèse
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La nécessité de l’inscription en quatrième année est une situation qui doit rester exceptionnelle. Elle devra, en toutes hypothèses, passer par une discussion entre le comité de thèse et le directeur de la composante concernée, directeur qui prendra la décision d’accorder ou non l’autorisation de ré-inscription.
La nécessité de l’inscription en cinquième année est rarissime (maladie). Elle devra passer par une discussion entre le comité de thèse et le directeur de la composante concernée, directeur qui prendra la décision d’accorder ou non l’autorisation de ré-inscription. Une réunion du comité de thèse est indispensable au plus tard entre le 1 et le 15 septembre.

Rappel de l’arrêté du 25 mai 2016 (modifié par l’arrêté du 26 août 2022) fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat : Article 13

Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation.
Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement de ce dernier pendant toute la durée du doctorat. Il se réunit obligatoirement avant l’inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la fin du doctorat.
Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes : présentation de l’avancement des travaux et discussions, entretien avec le doctorant sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.
Au cours de l’entretien avec le doctorant, le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Lors de ce même entretien, il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.
En cas de difficulté, le comité de suivi individuel du doctorant alerte l’école doctorale, qui prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat.
Dès que l’école doctorale prend connaissance d’actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissements sexistes, elle procède à un signalement à la cellule d’écoute de l’établissement contre les discriminations et les violences sexuelles.
Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont proposées par le conseil de l’école doctorale. L’école doctorale veille à ce que dans la mesure du possible, la composition du comité de suivi individuel du doctorant reste constante tout au long de son doctorat. Le comité de suivi individuel du doctorant comprend au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse. Dans la mesure du possible, le comité de suivi individuel du doctorant comprend un membre extérieur à l’établissement. Il comprend également un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. L’école doctorale veille à ce que le doctorant soit consulté sur la composition de son comité de suivi individuel, avant sa réunion.